Зафиксируйте критерии выбора артистов, кейтеринга и тех. персонала в матрице, оцениваемой по шкале от 1 до 5 (бюджет, соответствие тематике, отзывы, наличие альтернативных предложений). При весе каждого критерия, например: бюджет 30%, соответствие 40%, отзывы 20%, предложения 10%, вы сможете выбрать оптимального исполнителя.
До начала переговоров, составьте детальный бриф (не более 2 страниц) с указанием: цели и задач праздника, целевой аудитории, ожидаемого результата (например, повышение лояльности на 15%), и желаемого эмоционального фона. Это сократит время на согласования и предотвратит разногласия в будущем.
Сразу после утверждения исполнителя, согласуйте детальный тайминг подготовки и проведения празднества. Например, дедлайн по утверждению меню – 2 недели до даты, финальный прогон программы – за день до. Это позволит контролировать процесс и своевременно реагировать на отклонения.
Разработайте систему мотивации для задействованных лиц, включив KPI, связанные с качеством исполнения и соблюдением сроков. Например, если уровень удовлетворенности участников события (по результатам опроса) превышает 90%, предусмотрена премия в размере 10% от гонорара.
Взаимодействие с подрядчиками при реализации праздничного события.
Как составить бриф для ивент-агентства?
Чётко сформулируйте цели события. Определите, что вы хотите достичь с помощью этого торжества. Например, повышение лояльности клиентуры, сплочение коллектива, презентация новой продукции.
Ключевые элементы брифа:
Укажите желаемую стилистику и тематику праздника. Предоставьте примеры, которые вам нравятся. Это поможет агентству понять ваши предпочтения.
Дополнительные рекомендации:
Укажите критические моменты и ограничения, которые нужно учесть. Например, аллергии гостей, особенности площадки, дресс-код.
Предоставьте как можно больше информации. Чем подробнее бриф, тем точнее предложение от агентства.
Определите лицо, ответственное за коммуникацию с агентством. Укажите его контактные данные.
Установите сроки для получения предложений от агентств.
Какие вопросы задать поставщику до заключения договора?
Уточните детали страхового покрытия. Какая страховка покрывает возможные убытки или ущерб на празднике?
Выясните условия оплаты. Какой график платежей? Предоплата, промежуточные платежи, окончательный расчет – как это структурировано?
Запросите информацию о плане Б. Что произойдет, если главный исполнитель (например, ведущий или артист) не сможет присутствовать? Есть ли замена?
Узнайте о процедуре внесения изменений в заказ. Как можно изменить количество гостей, меню или программу после подписания соглашения?
Проверьте наличие необходимых лицензий и разрешений. Какие документы подтверждают право исполнителя на осуществление подобной деятельности?
Спросите о масштабируемости предложения. Можно ли увеличить или уменьшить объем услуг, если потребуется?
Поинтересуйтесь опытом команды, которая будет работать на вашем торжестве. Кто конкретно будет задействован, и каков их опыт в аналогичных проектах?
Узнайте о возможностях кастомизации. Насколько гибко исполнитель подходит к адаптации услуг под ваши уникальные требования и пожелания?
Выясните детали логистики и доставки. Кто отвечает за транспортировку оборудования, реквизита и других необходимых материалов?
Важно! Запросите письменное подтверждение всех договоренностей и гарантий.
Как контролировать исполнение сметы в процессе подготовки?
Регулярно сопоставляйте фактически понесенные затраты со сметой, формируя отчеты о расхождениях не реже раза в неделю. Определите допустимый порог отклонения (например, 5%) для каждой статьи бюджета. При превышении порога немедленно инициируйте проверку причин перерасхода и разрабатывайте план корректирующих действий.
Внедрите систему утверждения всех платежей, превышающих заранее определенную сумму (например, 10 000 рублей), несколькими уполномоченными лицами. Это обеспечит дополнительный контроль над финансовыми потоками и предотвратит несанкционированные траты.
Получайте от исполнителей детальные отчеты о расходах с приложением подтверждающих документов (счетов, чеков, актов выполненных работ) по каждой статье сметы. Сравнивайте предоставленные документы с условиями договоров и спецификациями, чтобы убедиться в соответствии цен и объемов работ.
Используйте специализированное программное обеспечение для управления бюджетом и отслеживания расходов в реальном времени. Это позволит автоматизировать процесс контроля и оперативно выявлять отклонения от сметы.
Проводите промежуточные сверки с исполнителями на ключевых этапах подготовки, чтобы убедиться, что работы выполняются в соответствии с утвержденным планом и бюджетом. Согласуйте все изменения сметы в письменной форме и утверждайте их до начала выполнения дополнительных работ.
Как оценивать качество работы кейтеринга и артистов?
Оценку кейтеринга начните с дегустации. Обратите внимание на свежесть продуктов, вкус блюд, соответствие меню заявленному и оформление. Запросите отзывы с предшествующих событий и проверьте их подлинность. Уточните логистику доставки еды и условия хранения на площадке. Важна скорость обслуживания гостей и умение персонала решать нестандартные ситуации. Подробно обсудите детали можно на Мальчишник перед свадьбой – оригинальные идеи, где провести мужское мероприятие, возможно вы найдете дополнительные идеи.
Оценивая артистов, запросите видеозаписи их выступлений, чтобы оценить их харизму и профессионализм. Сравните репертуар с предпочтениями аудитории. Согласуйте плейлист и формат выступления заранее. Оцените пунктуальность и умение импровизировать. Важно, чтобы артисты чувствовали публику и могли создать нужную атмосферу. Проверьте наличие необходимого оборудования и райдера.
Критерии оценки кейтеринга
Вкусовые качества блюд, визуальное оформление, соблюдение санитарных норм, скорость и качество обслуживания, соответствие стоимости качеству.
Критерии оценки артистов
Профессионализм исполнения, соответствие репертуара тематике события, умение взаимодействовать с аудиторией, внешний вид, пунктуальность, наличие необходимого оборудования.
Как правильно оформить акты выполненных работ с контрагентами?
Для корректного оформления акта выполненных работ убедитесь, что в документе указаны следующие обязательные реквизиты:
- Заголовок документа: "Акт выполненных работ (оказанных услуг)".
- Дата составления: Число, месяц, год оформления акта.
- Место составления: Город, в котором подписан акт.
- Сведения о сторонах:
- Полное наименование заказчика (вашей фирмы) и исполнителя (фирмы, предоставившей услуги).
- Юридические адреса обеих сторон.
- ИНН и КПП обеих сторон.
- Данные о представителях сторон, подписывающих акт (ФИО, должность, основание полномочий – например, доверенность или устав).
- Существо договора:
- Ссылка на договор/соглашение, на основании которого выполнялись работы/оказывались услуги (дата, номер).
- Подробное описание выполненных работ/оказанных услуг (согласно договору). Избегайте обобщенных формулировок.
- Единицы измерения (например, штуки, часы, дни).
- Количество выполненных работ/оказанных услуг.
- Стоимость работ/услуг:
- Цена за единицу работы/услуги.
- Общая стоимость работ/услуг (с учетом НДС, если применимо).
- Укажите валюту.
- Подписи сторон: Подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя с расшифровкой (ФИО, должность). Печати организаций (если используются).
Важные детали:
- Акт должен быть составлен в двух экземплярах – по одному для каждой стороны.
- В акте должна быть отметка об отсутствии/наличии претензий к качеству выполненных работ/оказанных услуг.
- В случае обнаружения недостатков, необходимо составить дефектную ведомость (приложение к акту) с описанием выявленных несоответствий и сроками их устранения.
Приложения к акту
В качестве приложений к акту могут выступать:
- Смета (если она составлялась).
- Техническое задание.
- Дефектная ведомость (в случае наличия претензий).
- Фото- или видеоматериалы, подтверждающие факт выполнения работ (если это возможно и целесообразно).
Внесение исправлений
Не допускайте исправлений в подписанном акте. При необходимости внесения изменений, составьте двусторонний акт об исправлении ошибки, ссылаясь на исходный акт.
Взаимодействие с подрядчиками при организации корпоративного мероприятия.
Как минимизировать риски срыва мероприятия из-за подрядчиков?
Для уменьшения вероятности провала события из-за привлечённых исполнителей, внедрите многоуровневую систему оценки и контроля. Перед заключением соглашения запросите минимум три рекомендации от прошлых заказчиков с подтверждением фактов. Оцените финансовую устойчивость компании-исполнителя через открытые источники информации.
Детально пропишите штрафные санкции за несоблюдение сроков и качества исполнения в договоре. Укажите конкретные параметры оценки качества (например, для кейтеринга – температуру блюд, для технического оснащения – допустимый уровень шума). Предусмотрите возможность одностороннего расторжения договора при грубых нарушениях.
Контрольные точки и резервные планы
Установите промежуточные контрольные точки с чёткими критериями выполнения работ. Проводите регулярные совещания для оперативного решения возникающих проблем. Разработайте резервные планы на случай срыва основных поставщиков услуг (например, список запасных площадок, кейтеринговых служб, ведущих).
Финансовая безопасность
Разделите оплату на несколько этапов, привязав их к конкретным результатам. Последний платёж осуществляйте только после полного завершения и приемки всех работ. Рассмотрите возможность страхования ответственности исполнителей.