Рекомендуем использовать таргетированные предложения для ивент-компаний, специализирующихся на B2B конференциях. Это позволит получить доступ к целевой аудитории с высоким потенциалом конверсии.
Предлагайте специальные условия для агентств, проводящих мероприятия с количеством участников более 500 человек. Это обеспечит максимальную отдачу от каждого сотрудничества.
Разработайте программу лояльности, ориентированную на ивент-организаторов, предусматривающую бонусы за привлечение новых клиентов. Мотивируйте их на долгосрочное взаимодействие.
Сотрудничество с event-агентствами
Как организации мероприятий увеличивают ваши продажи?
Мероприятия, организованные специализированными фирмами, позволяют напрямую взаимодействовать с целевой аудиторией, что увеличивает вероятность совершения покупки. Увеличение конверсии достигается за счет:
Эффективные организации праздников не просто устраивают развлекательные мероприятия, а создают платформу для увеличения продаж, формируя лояльность к бренду и привлекая новых клиентов.
Сотрудничество с event-агентствами
Выбор event-агентства: 5 ключевых вопросов.
1. Спектр услуг и экспертиза: Убедитесь, что организация обладает опытом в проведении мероприятий, схожих с вашим по масштабу и тематике. Запросите портфолио с детальным описанием реализованных проектов и достигнутых результатов. Обратите внимание на разнообразие форматов и креативность решений.
2. Команда и ресурсы: Оцените квалификацию и опыт ключевых членов команды. Выясните, привлекает ли фирма сторонних специалистов (фрилансеров) или располагает штатным персоналом для выполнения всех задач. Уточните наличие необходимого технического оборудования и логистических возможностей.
3. Процесс планирования и коммуникация: Узнайте о методах разработки концепции мероприятия, этапах согласования и механизмах контроля исполнения. Важно понимать, как будут решаться потенциальные проблемы и кто будет ответственным за оперативное взаимодействие с вами.
4. Отзывы и репутация: Изучите отзывы клиентов и рейтинг специализированных сервисах. Попросите предоставить контакты прежних заказчиков для получения независимой оценки. Проверьте наличие положительных упоминаний в СМИ и социальных сетях.
5. Ценообразование и прозрачность: Запросите детализированную смету с указанием всех расходов (гонорар, аренда площадки, кейтеринг, техническое обеспечение, реклама и т.д.). Убедитесь, что условия договора четко прописаны и не содержат скрытых платежей. Обсудите возможности оптимизации бюджета без ущерба качеству.
Сотрудничество с event-агентствами
Схема работы с агентством: от брифа до реализации.
Оптимизируйте взаимодействие с устроителями мероприятий, предоставив максимально детализированный бриф. Укажите: цели события (увеличение продаж, повышение узнаваемости бренда), целевую аудиторию (демография, интересы), бюджет (общий, распределение по статьям), ожидаемые результаты (количественные показатели, качественные отзывы), ключевые сообщения (что необходимо донести до аудитории), временные рамки (даты, дедлайны), требования к площадке (размер, расположение, оснащение), технические характеристики (необходимое оборудование, подключение), стиль и тематику (атмосфера мероприятия, цветовая гамма), состав участников (количество, особенности), особые пожелания (наличие спикеров, развлекательная программа).
Этапы согласования
1. Бриф: Тщательно разработанный бриф является отправной точкой. Предоставьте максимум информации о ваших целях и ожиданиях.
2. Предложение: Изучите предложенные концепции и сметы. Сравните подходы разных компаний. Обратите внимание на креативность, соответствие брифу и реалистичность бюджета.
3. Договор: Заключите договор, детально описывающий обязанности сторон, сроки, ответственность и условия оплаты. Убедитесь, что все важные аспекты зафиксированы письменно.
4. Подготовка: Участвуйте в процессе подготовки, предоставляйте необходимые материалы (логотипы, презентации, информацию о продукте). Оперативно отвечайте на запросы организаторов.
5. Реализация: Обеспечьте присутствие представителей вашей компании на мероприятии для контроля качества и оперативного решения возникающих вопросов.
Регулярно поддерживайте связь с командой организаторов, оперативно отвечайте на вопросы и предоставляйте необходимую информацию. Организуйте промежуточные встречи для контроля прогресса и внесения корректировок. Активно участвуйте в обсуждении деталей мероприятия, предлагайте свои идеи и учитывайте рекомендации специалистов.
Оценка ROI: как измерить успех event-кампании?
Для измерения ROI следует сопоставить прибыль, полученную от проекта, с затратами на его проведение. Формула: ROI = ((Доход от проекта - Затраты на проект) / Затраты на проект) * 100%. Например, если доход составил 500 000 рублей, а затраты - 200 000 рублей, ROI будет равен 150%.
Ключевые показатели для отслеживания включают: количество привлеченных клиентов (лидов), стоимость привлечения одного клиента (CAC), увеличение узнаваемости бренда (измеряется опросами и анализом упоминаний в СМИ), рост продаж (сравнение периодов до и после проекта), посещаемость (количество участников) и вовлеченность (время, проведенное на мероприятии, участие в активностях).
Пример: До проведения мероприятия средняя посещаемость сайта составляла 1000 уникальных посетителей в день. После - 1500. Увеличение на 50% можно считать прямым следствием проведенной кампании.
Используйте инструменты аналитики, такие как Google Analytics, системы отслеживания лидов (например, интегрированные с CRM) и опросы участников для сбора данных. Сегментируйте аудиторию, чтобы понять, какие группы наиболее откликнулись на проект, и оптимизируйте будущие усилия. Анализ отзывов в социальных сетях также даст дополнительную информацию об восприятии события.
Определите конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени (SMART) цели до начала проекта. Например, цель: увеличить количество потенциальных клиентов на 20% в течение месяца после проекта. Регулярно отслеживайте прогресс и корректируйте стратегию, если это необходимо. Сравните фактические результаты с запланированными, чтобы оценить эффективность.
Типичные ошибки при работе с организациями праздников.
- Нечеткое техническое задание. Предоставьте агентству максимально подробную информацию о целях мероприятия, целевой аудитории, желаемом формате, бюджете и ожиданиях. Отсутствие четкости приводит к несоответствиям и дополнительным затратам.
- Игнорирование сроков. Планирование и организация занимают время. Разработка концепции, поиск площадки, согласование с подрядчиками требуют запаса времени. Начало работ в последний момент увеличивает риски и ограничивает возможности.
- Непрозрачный бюджет. Утвердите подробную смету с указанием всех расходов. Обсудите возможные изменения и порядок согласования дополнительных трат. Избегайте расплывчатых формулировок в смете.
- Отсутствие обратной связи. Регулярно обсуждайте ход подготовки с агентством. Своевременно предоставляйте комментарии и утверждения. Отсутствие коммуникации замедляет процесс и может привести к ошибкам.
- Недостаточная проверка портфолио и отзывов. Оцените опыт и квалификацию команды организатора торжеств. Узнайте мнение других клиентов об их работе. Не полагайтесь только на красивые обещания.
- Пренебрежение юридическими аспектами. Заключайте договор с указанием прав и обязанностей сторон. Внимательно изучите условия расторжения договора и ответственность за неисполнение обязательств.
Как избежать ошибок?
Сравнивайте предложения нескольких фирм, специализирующихся на организации мероприятий, обращайте внимание на детали. Не выбирайте самое дешевое предложение, оценивайте соотношение цены и качества.
Юридические аспекты сотрудничества: на что обратить внимание?
При работе с организаторами торжеств, уделяйте приоритетное внимание детальной проработке договора.
- Предмет договора: Четко определите перечень оказываемых услуг, включая сроки, объем и конкретные результаты (например, количество гостей, формат мероприятия). Используйте максимально конкретные формулировки.
- Ответственность сторон: Пропишите ответственность каждой стороны за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. Особое внимание уделите форс-мажорным обстоятельствам и порядку действий в таких ситуациях. Предусмотрите штрафные санкции за срыв сроков или некачественное оказание услуг.
- Финансовые условия: Укажите точную стоимость услуг, порядок и сроки оплаты (предоплата, постоплата, этапы). Отразите условия изменения стоимости услуг в процессе реализации проекта. Рассмотрите Проведение банкета фуршета в Щелково, как пример планирования бюджета.
- Интеллектуальная собственность: Определите, кому принадлежат права на результаты интеллектуальной деятельности, созданные в рамках организации праздника (фотографии, видеоматериалы, сценарии и т.д.).
- Конфиденциальность: Включите пункт о конфиденциальности информации, полученной в ходе работы.
- Разрешение споров: Предусмотрите порядок разрешения споров, возникающих в процессе исполнения договора (переговоры, медиация, суд).
Тщательно проверяйте полномочия лиц, подписывающих договор от имени взаимодействующих структур. Запрашивайте подтверждающие документы (устав, доверенность).
Обратите внимание на наличие у контрагента необходимых лицензий и разрешений для осуществления деятельности (если это требуется).
При использовании услуг третьих лиц (подрядчиков) убедитесь в наличии у них необходимых договоров с фирмой, организующей праздники, и проверьте их благонадежность.
Кейсы успешного партнерства с event-агентствами.
При планировании мероприятий, ориентированных на увеличение узнаваемости бренда, применяйте совместные акции с промо-агентствами, например, предложите скидку % для клиентов, впервые обращающихся к нам через наших партнеров.
Пример 1: Фестиваль технологий
Одна организация, занимающаяся проведением массовых мероприятий, заказала у нас разработку интерактивной зоны для технологического фестиваля. Наша задача: привлечь посетителей к стенду партнера и продемонстрировать возможности продукта. Мы предложили геймифицированный конкурс с использованием технологии дополненной реальности. Результат: увеличение трафика на стенде на % по сравнению с предыдущими годами, рост числа лидов на %.
Пример 2: Корпоративная конференция
Для организации корпоративной конференции промоутерское бюро обратилось к нам за помощью в создании уникального контента для церемонии награждения. Наша команда разработала серию видеороликов с использованием машинной графики и анимации, которые транслировались на большом экране. Дополнительно организовали трансляцию в социальные сети. Отзывы участников конференции показали повышение вовлеченности на %.
Для повышения эффективности, предоставляйте PR-фирмам готовые шаблоны маркетинговых материалов (презентации, буклеты, email-рассылки), адаптированные под специфику их клиентской базы.