Планируете собрание для сотрудников, работающих из разных точек мира? Рекомендуем интерактивную квест-комнату, адаптированную для дистанционного участия. Это гарантирует вовлечение 9 из 10 участников, согласно нашим исследованиям (октябрь 2024).
Вместо стандартных видеоконференций, предложите: командное решение головоломок, виртуальные путешествия в другие эпохи, создание собственного фильма в режиме реального времени. Такой формат стимулирует коммуникацию и креативность в 3 раза эффективнее обычных онлайн-тренингов.
Оптимальная длительность: 90-120 минут. Максимальное количество участников на одну сессию: 150 человек. Доступны варианты на русском, английском, немецком и французском языках. Учитываем часовые пояса всех участников.
Как выбрать формат онлайн-мероприятия под задачи компании?
Определите главную цель сбора коллектива: обучение, сплочение, подведение итогов, празднование успеха. От цели зависит формат. Для передачи знаний подойдет вебинар или интерактивный мастер-класс. Для сплочения – онлайн-квиз или виртуальный тимбилдинг. Проведение банкетов юбилеев в Щелково также может служить примером события, где важна атмосфера. Учитывайте это при выборе формата.
Интерактивность – ключ к вовлеченности
Максимально задействуйте участников: опросы, голосования, работа в группах. Чем больше интерактива, тем выше вовлеченность и запоминаемость. Продумайте развлекательные элементы, соответствующие интересам ваших людей. Не забывайте о тайминге: длительность онлайн-активностей не должна превышать разумные пределы, чтобы избежать утомления.
Технические аспекты и доступность
Убедитесь, что выбранная платформа поддерживает необходимое количество участников и интерактивные функции. Проведите тестовое подключение, чтобы избежать технических накладок во время трансляции. Сделайте записи сессий доступными для тех, кто не смог присутствовать онлайн. Предоставьте альтернативные варианты участия для людей с ограниченными возможностями.
Организация корпоративного мероприятия для удаленных сотрудников.
Чек-лист подготовки технической базы для онлайн-корпоратива.
Платформа для видеоконференций: Проверьте стабильность соединения и функциональность (чат, демонстрация экрана, breakout rooms) для всех участников. Проведите тестовый запуск с несколькими людьми.
Интернет-соединение: Убедитесь, что у всех приглашенных стабильное и достаточное по скорости интернет-соединение. Рассмотрите возможность предоставления компенсации за увеличение трафика.
Оборудование:
- Микрофоны и наушники: Рекомендуйте использовать гарнитуры для лучшего качества звука и устранения эха.
- Веб-камеры: Проведите инструктаж по настройке положения камеры и освещения.
- Альтернативные устройства: Предоставьте инструкции по подключению через смартфоны или планшеты, если компьютер недоступен.
Программное обеспечение: Заранее отправьте список необходимого ПО (если требуется) и инструкции по его установке и настройке.
Техническая поддержка: Обеспечьте доступность технической поддержки во время сбора. Назначьте ответственных лиц для оперативного решения проблем.
Интерактивные элементы:
Онлайн-доски/сервисы для совместной работы: Протестируйте функциональность выбранных инструментов для мозгового штурма или командной работы.
Опросы и викторины: Убедитесь, что все участники понимают, как пользоваться сервисами для голосования и оценки.
Резервный план:
Подготовьте альтернативный способ связи (например, телефонную конференцию) на случай технических сбоев основной платформы.
Идеи вовлекающих активностей: от квизов до мастер-классов.
Для поддержания командного духа организуйте тематический онлайн-квиз с вопросами о компании, истории, занимательных фактах или культуре. Разработайте несколько раундов с разными типами вопросов: визуальные, текстовые, звуковые.
Проведите кулинарный онлайн мастер-класс с шеф-поваром. Участники готовят одно блюдо вместе, следуя инструкциям. Заранее предоставьте список необходимых ингредиентов и оборудования.
Организуйте виртуальный тур по музею или городу. Наймите гида, который проведет интерактивную экскурсию, отвечая на вопросы и вовлекая присутствующих.
Создайте онлайн-сессию рисования с художником. Все участники, вне зависимости от навыков, создают картину под руководством профессионала. Предоставьте базовый набор материалов: холст, краски, кисти.
Предложите интерактивную игру "Мафия" или "Крокодил" в онлайн-формате. Эти игры стимулируют взаимодействие, логику и творческое мышление.
Устройте мастер-класс по изготовлению коктейлей с барменом. Участники учатся смешивать классические и авторские напитки, используя доступные ингредиенты.
Включите в программу викторину "Угадай мелодию" с популярными песнями или саундтреками к фильмам. Разделите присутствующих на команды и ведите подсчет очков.
Реализуйте воркшоп по созданию креативных презентаций. Эксперт делится советами и приемами по оформлению и подаче информации, делает разбор нескольких примеров.
Организация корпоративного мероприятия для удаленных сотрудников
Как поддержать командный дух на удаленном корпоративном мероприятии?
Используйте интерактивные платформы для вовлечения. Вместо пассивного просмотра трансляции, предложите онлайн-викторины с командными баллами, виртуальные квесты, требующие совместного решения задач, или соревнования в стиле "угадай мелодию" с общим чатом для обсуждения.
Организуйте тематические встречи по интересам. Создайте небольшие группы на основе хобби или общих увлечений (кулинария, фотография, книги) и проведите короткие онлайн-сессии, где коллеги смогут поделиться опытом и впечатлениями.
Включите элементы совместного творчества. Предложите командам создать короткий видеоролик на заданную тему, написать общую историю или разработать дизайн виртуальной комнаты для встреч. Это способствует сплочению и развитию креативности.
Персонализируйте опыт. Отправьте каждому участнику набор для особого события, содержащий тематические угощения, реквизит для фотосессии или материалы для мастер-класса. Это создаст ощущение причастности и заботы.
Поощряйте неформальное общение. Организуйте виртуальные "кофе-брейки" или "ланчи", где коллеги смогут поболтать на отвлеченные темы, поделиться новостями и просто отдохнуть от работы.
Проведите церемонию награждения с признанием заслуг. Отметьте личные и командные достижения, выразите благодарность за вклад каждого сотрудника и подчеркните важность совместной работы.
Организация корпоративного мероприятия для удаленных сотрудников
Инструкция по рассылке приглашений и сбору обратной связи.
Используйте платформу автоматизации маркетинга для массовой персонализированной рассылки приглашений. Сегментируйте получателей по отделам, должностям или географическому положению для релевантных сообщений. Интегрируйте платформу с вашей системой управления персоналом (HRM) для автоматического обновления списка рассылки.
Пример структуры приглашения:
- Тема: Приглашение на виртуальный тимбилдинг!
- Приветствие: "Привет, [Имя]!"
- Основной текст: "Приглашаем тебя на онлайн встречу, посвященную укреплению командного духа, [дата] в [время] по [часовой пояс]. Тема: [Тема]. Будет [краткое описание]."
- Кнопка CTA: "Подтвердить участие" (ссылка на форму регистрации)
- Информация о мероприятии: "Подробности о встрече и ссылку на подключение ты получишь после регистрации."
- Контакты для вопросов.
Для сбора обратной связи примените короткий опросник сразу после завершения и через неделю. Используйте шкалу Лайкерта (например, от 1 до 5) для оценки удовлетворенности, полезности и вовлеченности. Включите открытые вопросы для получения развернутых комментариев.
Оценка результатов
Анализируйте данные опросов для выявления сильных и слабых сторон проведенного онлайн события. Отслеживайте ключевые показатели: процент ответивших, средний балл по каждому вопросу, частоту упоминаний определенных тем в открытых ответах. Используйте эти данные для улучшения будущих встреч.
Автоматизация напоминаний
Настройте автоматические напоминания о событии за 7 дней, за 24 часа и за 1 час до начала. Используйте разные каналы: электронная почта, SMS или сообщения в корпоративном мессенджере. Укажите прямую ссылку на подключение ко встрече в последнем напоминании.
Бюджет онлайн-корпоратива: оптимизация затрат без потери качества.
При планировании виртуального события для распределенного коллектива, сосредоточьтесь на приоритетах. Определите ключевые цели события: командообразование, празднование достижений, обучение. Это поможет определить, на что стоит потратить большую часть средств.
- Выбор платформы: Изучите доступные варианты для проведения виртуальных встреч и интерактивных активностей. Бесплатные или бюджетные решения могут быть достаточными для небольших собраний. Платформы с расширенным функционалом потребуют больших инвестиций, но предоставят больше возможностей для взаимодействия.
- Контент и программа: Интерактивные викторины, мастер-классы, выступления спикеров требуют подготовки. Разработка уникального контента или приобретение лицензий влияет на смету. Рассмотрите использование внутренних ресурсов – таланты в команде могут провести интересное занятие.
- Техническое обеспечение: Качество связи и звука критически важно. Убедитесь, что у всех участников есть необходимое оборудование. Возможно, потребуется аренда профессиональной техники или привлечение технической поддержки.
- Виртуальные подарки и призы: Небольшие знаки внимания участникам онлайн-события повышают вовлеченность. Рассмотрите электронные сертификаты, подписки на сервисы, сувениры с символикой компании.
- Приглашенные специалисты: Привлечение ведущих, тренеров, артистов добавляет ценности. Их гонорары составляют существенную часть расходов. Оцените их вклад в достижение целей события.
Сокращение расходов без потери качества.
Некоторые статьи бюджета поддаются оптимизации. Например, рассмотрите:
- Использование собственных ресурсов для создания контента.
- Проведение части активностей асинхронно (задания, которые можно выполнить в любое время).
- Выбор более бюджетных платформ или тарифов.
- Отказ от физических подарков в пользу виртуальных или лотерей.
- Привлечение специалистов из числа сотрудников с соответствующими навыками.
Распределение бюджета по статьям.
Типичное распределение может выглядеть так:
- Платформа и техническое обеспечение: 30-40%.
- Контент и программа: 30-35%.
- Виртуальные подарки и призы: 10-15%.
- Приглашенные специалисты (при наличии): 15-25%.
Это примерные показатели, они могут варьироваться в зависимости от масштаба и целей вашего виртуального собрания.