Первое действие: сегментируйте потенциальных попечителей по отраслям, чьи маркетинговые цели согласуются с тематикой и целевой аудиторией вашего торжества. Например, технологической конференции идеально подойдет партнерство с производителем программного обеспечения, предлагающим скидки участникам в обмен на упоминание бренда.
Определите три конкретных уровня содействия (например, "Золотой", "Серебряный", "Бронзовый") с чётко обозначенными выгодами для каждой стороны. "Золотой" пакет может включать размещение логотипа на всех рекламных материалах и возможность выступить с приветственным словом, а "Серебряный" – только логотип на сайте и в программе.
Разработайте убедительное коммерческое предложение, акцентирующее внимание не на нуждах вашей организации, а на возврате инвестиций (ROI) для патронов. Подчеркните, как их участие укрепит их имидж и откроет новые каналы для взаимодействия с клиентами. Предоставьте прогнозы охвата аудитории и ключевые показатели эффективности.
Определите ценность вашего мероприятия для спонсоров
Определите, какую отдачу получат ваши потенциальные партнеры. Сконцентрируйтесь на конкретных выгодах. Это могут быть:
Предложите партнерам конкретные варианты сотрудничества и детальное описание, что они получат в каждом варианте.
Составьте убедительное спонсорское предложение
Определите три ключевые выгоды для потенциального финансового партнера, привязанные к конкретным метрикам. Например, увеличение узнаваемости бренда на X% среди целевой аудитории или генерация Y лидов.
- Персонализируйте предложение. Укажите, как партнерство отвечает стратегическим целям спонсора, опираясь на их последние маркетинговые кампании и отчеты.
- Предложите несколько уровней участия. Варианты с разным объемом вложений и соответствующим набором преимуществ.
- Обозначьте конкретные активы. Подробно опишите, что получит финансовый партнер: логотип на баннерах, упоминания в соцсетях, выступление спикера, доступ к базе данных участников и т.д.
Оценка выгод для донатора
- Укажите рыночную стоимость каждого актива. Опишите, сколько стоит подобная реклама на рынке.
- Продемонстрируйте возврат инвестиций (ROI). По возможности, рассчитайте прогнозируемый ROI, основываясь на прошлых событиях и статистике.
Как усилить предложение
- Визуализируйте данные. Используйте графики и диаграммы, чтобы представить аудиторию, охват и потенциальное влияние.
- Предоставьте отзывы. Включите позитивные отзывы предыдущих участников и партнеров.
В завершении, четко пропишите сроки принятия решения и контактное лицо для обсуждения деталей.
Найдите подходящие компании-спонсоры
Определите ключевые слова, описывающие тематику вашего торжества. Используйте эти слова для поиска компаний, деятельность которых пересекается с вашим событием. Например, для IT-конференции подойдут поставщики ПО, оборудования или облачных сервисов.
Проанализируйте целевую аудиторию вашего сбора. Ищите организации, чьи товары или услуги ориентированы на этот же сегмент. Предложите им возможность прямого контакта с потенциальными клиентами.
Изучите программы финансирования других конгрессов и симпозиумов в вашей сфере. Определите, какие организации обычно поддерживают подобные инициативы. Свяжитесь с ними, подчеркнув уникальные особенности вашего предложения.
Оцените соответствие ценностей вашей организации и потенциального партнера. Успешное сотрудничество строится на общих принципах и взглядах.
Разработайте несколько вариантов спонсорских пакетов с разным уровнем вовлечения и наград. Предоставьте потенциальным участникам гибкость выбора, соответствующую их бюджету и целям.
Подготовьте презентацию, демонстрирующую статистику предыдущих лет (если есть), охват аудитории и планируемые результаты. Подкрепите свои аргументы конкретными данными.
Подготовьтесь к переговорам с меценатами
Определите три четких уровня партнерства (например, "Золотой", "Серебряный", "Бронзовый"), детально прописав преимущества для каждого. Укажите конкретные цифровые значения для каждого преимущества. Например, вместо "широкое освещение в социальных сетях", укажите "минимум 10 постов в Facebook, 5 твитов, и 3 публикации в Instagram Stories с охватом не менее 50 000 пользователей".
Создайте персонализированные предложения, адаптированные к ценностям и маркетинговым целям каждого потенциального донора. Изучите их предыдущие спонсорские инициативы и определите, что ими двигало. Подчеркните, как ваше событие поможет им достичь конкретных целей, например, повысить узнаваемость бренда среди целевой аудитории или улучшить имидж компании в определенной области.
Подготовьте детальный бюджет празднества с указанием всех предполагаемых расходов. Разбейте бюджет на отдельные статьи (аренда помещения, кейтеринг, развлечения, маркетинг) и укажите стоимость каждой статьи. Это позволит потенциальным вкладчикам увидеть, куда пойдут их деньги, и понять ценность вашего предложения.
Разработайте убедительную презентацию, содержащую визуальные элементы: графики, фотографии, видеоролики. Используйте данные, чтобы доказать жизнеспособность события и его потенциальную пользу для союзников. Включите отзывы предыдущих участников или партнеров.
Определите ценность для донаторов
Прежде чем начинать переговоры, четко определите, какую ценность ваше мероприятие предоставляет возможным помощникам. Это может быть доступ к определенной аудитории, возможность продемонстрировать свою продукцию или услуги, или улучшение имиджа бренда. Сформулируйте четкое ценностное предложение для каждого уровня содействия.
Практикуйте ведение переговоров
Проведите несколько тренировочных переговоров с коллегами или знакомыми, чтобы отточить свои навыки убеждения и научиться отвечать на сложные вопросы. Будьте готовы к компромиссам и имейте альтернативные варианты, которые можно предложить.
Обеспечьте спонсорам видимость на мероприятии
Гарантируйте признание вклада финансирующих организаций, предоставив ощутимую отдачу.
- Брендирование пространства: Разместите логотипы на видных местах: баннеры за сценой, указатели, пресс-воллы. Используйте проекции лого на стены во время перерывов.
- Выступления и презентации: Предоставьте приоритетным партнерам возможность выступить с кратким приветственным словом или провести мини-лекцию в рамках программы.
- Интерактивные зоны: Создайте брендированные зоны, где посетители смогут взаимодействовать с продукцией или услугами партнера. Предлагайте розыгрыши призов или конкурсы.
- Материалы для участников: Включите логотипы и информацию о партнерах в раздаточные материалы, программу, бейджи и сумки для делегатов.
- Социальные сети и онлайн-трансляции: Активно упоминайте и благодарите партнеров в социальных сетях события. Обеспечьте видимость логотипов во время онлайн-трансляций. Используйте брендированные хэштеги.
- VIP-доступ: Предоставьте сотрудникам финансирующих организаций VIP-доступ к специальным зонам и мероприятиям.
Оцените эффективность по показам логотипов и упоминаний, и соотнесите их с ожиданиями.
Выполните свои обязательства перед спонсорами
Четко и своевременно предоставляйте все обещанные активы. Например, если было обещано размещение логотипа в программке, убедитесь, что логотип отображается в оговоренном размере и формате. Постоянно подтверждайте выполнение каждого пункта соглашения.
Реализация партнерских прав
Неукоснительно придерживайтесь условий спонсорского соглашения. Обеспечьте доступ к VIP-зонам, выступлениям, если это было согласовано. Гарантируйте видимость бренда, разместив баннеры в оговоренных местах. Предлагайте дополнительные бонусы, не предусмотренные договором, чтобы укрепить взаимоотношения.
Отчетность и анализ результатов
Предоставляйте детализированные отчеты, содержащие данные о посещаемости, охвате аудитории и вовлеченности. Подготовьте аналитику эффективности партнерства, отражающую достижение целей донаторов. Демонстрируйте возврат инвестиций (ROI) с помощью конкретных показателей.
Не забудьте о благодарности за участие!
Предоставьте индивидуальную благодарность каждому финансовому партнеру публично и персонально. Упоминайте их вклад в пресс-релизах и социальных сетях. Поддерживайте непрерывный диалог после завершения собрания, чтобы обсудить результаты и перспективы дальнейшего сотрудничества.
Поддерживайте отношения со спонсорами после мероприятия
Персонализированные благодарственные письма (отправляйте не позднее чем через 48 часов после завершения ивента) демонстрируют признательность за их поддержку. Включите конкретные детали об их вкладе и достигнутых результатах.
Предложите эксклюзивный отчёт, содержащий аналитику участия их целевой аудитории, собранные данные и статистику по узнаваемости бренда. Это подтвердит ценность инвестиций в ивент.
Организуйте неформальную встречу (бранч, кофе) с ключевыми представителями компаний-партнёров через месяц после события. Обсудите итоги, полученную обратную связь и возможности для будущих коллабораций.
Предоставьте партнёрам право первого выбора при бронировании мест и пакетов для грядущих событий, предложив скидку на раннее бронирование. Это стимулирует дальнейшее сотрудничество.
Поддерживайте постоянный контакт через социальные сети: отмечайте их в публикациях, делитесь их контентом, участвуйте в обсуждениях на их страницах. Это усилит их присутствие и покажет вашу лояльность.
Подготовьте кейс-стади, демонстрирующий успех сотрудничества и достигнутые результаты, и разместите его на своём сайте и в профильных изданиях. Это повысит репутацию партнёра и укрепит ваши отношения.
Приглашайте представителей партнерских организаций в качестве экспертов и спикеров на другие ваши ивенты. Это увеличит их ценность как партнеров.